Met dank aan de AVG hebben veel organisaties kritisch gekeken naar welke (persoons)gegevens van welke personen met welke redenen zij opvragen, opslaan en bewerken. Het kan zijn dat je gedurende dit proces erachter bent gekomen dat je CRM-tool niet meer helemaal voldoet. Wanneer optimaliseren geen optie is, kun je voor CRM-migratie kiezen; een compleet nieuw systeem dus.

CRM-migratie; de een denkt dat dit een technisch kunstje is, de ander ziet vooral veel beren op de weg. Beide zijn waar. Denk er zeker niet te makkelijk over, maar migreren is te doen. Er zijn immers vele organisatie voorgegaan. Het belangrijkste is om de afweging te maken of migratie nut heeft; of het meer oplevert dan het kost. Hieronder een aantal zaken die je in deze overweging kunt meenemen.

Huidige systeem onder de loep

Wie maken er gebruik van het huidige systeem, wat doen zij er mee, zijn er koppelingen met andere systemen en hoe gebruiksvriendelijk werken het systeem en de koppelingen? Zijn er externe systemen die eigenlijk gekoppeld zouden moeten zijn met het CRM? Zijn er functionaliteiten die de medewerker mist in het huidige CRM? Dit zijn enkele belangrijke zaken om in kaart te brengen. Het geeft aan welke functionaliteiten hun nut bewijzen en welke niet. En het geeft aan welke functionaliteiten je in het systeem geïntegreerd wilt hebben. Bovendien betrek je medewerkers op deze wijze vanaf het begin bij het proces. Zij zijn degene die ermee werken en kunnen om die reden de meest waardevolle input leveren.

CRM Migratie

Betrek medewerkers

Bedenk dat medewerkers al enige tijd gewend zijn te werken zoals ze werken. Zelfs als het systeem niet efficiënt werkt of geregeld hapert, dan nog voelt het voor medewerkers vertrouwd. Een nieuw CRM kan op weerstand stuiten ‘wie zegt dat dat beter werkt?’. Het kost weer tijd om ermee te leren omgaan en om informatie te ontsluiten; tijd die men vaak toch al te kort komt. Net als bij een volledig nieuw systeem is het belangrijk de medewerkers mee te nemen in de nieuwe technologie en hen te voorzien van gedegen training. Laat ze ervaren dat het vooral voor henzelf voordelen oplevert. Want uiteindelijk is dat het uitgangspunt van de CRM migratie.

Voeg de juiste expertises samen

Je wilt dat het nieuwe CRM-systeem anders gaat werken met de informatie die in de huidige CRM-tool voorhanden is of je wilt nieuwe informatie kunnen verwerken die communiceert met oude data. Dat betekent dat een-op-een overzetten van data uit het oude naar het nieuwe CRM nog niet zo’n eenvoudige klus is. Het volledige team, waaronder de CRM-architect en de data-specialist, moet hierin nauw samenwerken. De bestaande data moet immers op de juiste plek geïmporteerd worden in het nieuwe systeem. Ook wordt bepaald welke data juist niet mee gaat. Een belangrijke keuze: want wat niet mee gaat, is uiteindelijk na de migratie ook niet meer terug te halen.

Definitieve CRM-migratie

Als de CRM migratie eenmaal heeft plaatsgevonden, start de testfase aan. Zolang de test nog niet met goed gevolg is doorstaan, blijft het oude CRM nog operationeel. Juist door nieuwe velden, koppelingen en records is testen van groot belang. Komt bij een export de juiste informatie naar boven? Als de test is geslaagd, dan werkt alles naar behoren en kan de migratie definitief worden gemaakt. Een tip: plan het op vrijdag. Mocht er toch iets onverwachts gebeuren dat tijd vraagt om opgelost te worden, dan heb je het weekend als uitvalsbasis én met een grote kans dat op maandag het systeem werkt.