Advertenties

Het bedrijf loopt goed, er moeten nieuwe medewerkers aangenomen worden want de orderportefeuille is niet meer bij te fietsen. De expansiedrift zorgt ervoor dat er nieuwe computers, laptops en smartphones aangeschaft moeten worden en er worden nieuwe kantoren gehuurd om iedereen in onder te brengen.

 

De office-software draait in de cloud en iedereen staat via email en Teams met elkaar in verbinding. Het enige dat niet meegroeit is de klantendatabase. Wel qua aantal klanten, maar niet qua uitbreidingsmogelijkheden of bedieningsgemak. Het is nog steeds de Access database die door een medewerker is gemaakt, die al een tijdje niet meer bij de zaak werkt. Het is een efficiënte database die precies doet waar het voor gemaakt is, de adressen, contactpersonen en telefoonnummers van klanten opslaan en dat is het wel zo’n beetje.

 

De mogelijkheden van een CRM pakket

 

Tijd om na te gaan denken over de overtreffende trap van relatiebeheer, een CRM pakket. De hedendaagse kantooromgeving vraagt meer dan een database waarin starre data kan worden opgeslagen. De hoeveelheid kanalen die tegenwoordig voor communicatie wordt ingezet is exponentieel gestegen. De social media kanalen bieden een bron van nieuwe mogelijkheden om leads te generen en potentiële klanten te bereiken.

 

Dat was allemaal nog te overzien in het oude systeem, maar hoe wordt er nu met de leads omgesprongen? Komen ze bij het salesteam terecht en weten zij welke waarde de leads hebben. Tijd om dit allemaal uit te gaan zoeken op de oude manier is er niet, want voordat je het weet heeft een concurrent de lead voor je neus weggekaapt. Met behulp van CRM software van Archie is het mogelijk om de leads naar waarde te beoordelen en direct aan accountmanagers of het salesteam te koppelen.

 

Een betere opvolging van leads

 

Marketing en Sales, sinds kort twee aparte afdelingen na de groeispurt, hebben een compleet beeld van de prospects. Ze hebben dankzij het CRM systeem de optie om de leads op doeltreffende wijze te benaderen om ze om te zetten in daadwerkelijke klanten.

 

Een ander groot voordeel van een CRM pakket is de mogelijkheid om klantrelaties te verdiepen.  Want weten hoe de klanten zaken doen en wat ze nodig hebben is essentieel om een diepere relatie waarin vertrouwen centraal staat. Dit kan om te beginnen al door het uitdiepen van de historie die je met een klant hebt. Daarna is het een must om uit te zoeken wat belangrijk voor de klant is zoals hun uitdagingen, doelen en voorkeuren. Het is belangrijk om elke vorm van communicatie te verwerken in het CRM systeem. Als er dan weer contact is, dan zie je via de Archie CRM Aandachtsmonitor wanneer er vanuit je bedrijf contact is geweest met de klant, wie dat was en wat het onderwerp is geweest. Wil je nog specifiekere informatie dan is een snelle zoekopdracht genoeg om ook de informatie uit documenten, pdf’s of telefoonnotities voor je op het scherm te toveren.

 

Efficiënter werken en eenduidige communicatie

 

Naast de opslag- en benaderingsmogelijkheden van klantgegeven is een CRM systeem al snel kostenbesparend. Dit komt omdat er veel efficiënter gewerkt kan worden omdat er minder tijd wordt besteed aan het doorzoeken Outlook waar die ene email is gebleven of waar die belangrijke pdf precies in de cloud staat opgeslagen. De workflows binnen het CRM systeem zorgen voor een volgende kostenbesparing en een eenduidige communicatie richting de klanten.

 

Dankzij een aantal triggers die ingesteld kunnen worden, is er duidelijk meer omzet te behalen uit terugkerende bestellingen bij bestaande klanten. Het zijn namelijk niet alleen de nieuwe klanten die voor de omzet en winst zorgen. Dankzij het CRM systeem is er duidelijkheid over hoe specifieke klanten benaderd moeten worden en met welke boodschap. Het is voor de afdeling marketing een stuk prettiger geworden omdat ze niet meer met een hagelgeweer aan de gang hoeven te gaan een generieke boodschap over te brengen. Ze kunnen veel directer met prospects en bestaande klanten communiceren.

 

Customer Service Desk

 

Omdat het bedrijf groeit begint een stukje customer service steeds belangrijker te worden. De klanten moeten een aanspreekpunt hebben, waar ze hun verhaal kwijt kunnen, of dit nu via de telefoon, email of social media is. De medewerkers van de customer service desk zijn dankzij het CRM systeem in staat om snel een vinger op de pijnplek te leggen en zorgen dat er actie ondernomen wordt. Dit kan het sturen van een servicemonteur zijn of een accountmanager laten weten dat er mogelijkheden zijn om de omzet bij de klant te verhogen.

 

Kortom, het snel groeiende bedrijf is klaar voor een toekomst waarin alle informatie van een klant centraal staat opgeslagen, er efficiënter gewerkt kan worden en de leads niet meer in de vergetelheid verdwijnen, maar op passende wijze worden binnengehaald. Daarnaast maakt het niet uit hoeveel nieuwe medewerkers er in de toekomst bijkomen. Een goed CRM systeem is gemaakt om met het bedrijf mee te groeien.